Jak działamy
Kiedy zaczynamy współpracę
Nasze usługi przypominają usługi dentystyczne. 95% naszych Klientów kontaktuje się z nami, kiedy zaczyna „boleć”. Różnica polega na tym, że do dentysty dzwonimy, kiedy bolą nas zęby. Współpraca z nami zaczyna się, kiedy bóle organizacyjne stają się nie do wytrzymania i „coś trzeba z tym zrobić”.
Najczęstsze objawy to:
- fizyczne i mentalne wyczerpanie właściciela / osób kierowniczych
- kłótnie między pracownikami
- częste reklamacje / odejścia Klientów
- brak działania pracowników / bezradność decyzyjna
- brak wzrostów przy zwiększonych nakładach osobowych, organizacyjnych
- wypowiedzenia pracowników
- szeroko pojęty chaos / brak wiedzy kto za co odpowiada
Początki
Pierwsze spotkanie to nie tylko opowieść o tym co nie działa. To również historia firmy, o tym co się działo wcześniej i jak firma znalazła się w obecnej sytuacji. To także określenie specyfiki branży, która determinuje przyszły rozwój firmy. To rozmowa z kluczowymi pracownikami, aby poznać różne, pogłębione spojrzenie z określeniem wstępnych oczekiwań co do zmiany sytuacji.
Idąc przyjętą alegorią, w leczeniu bardzo ważne jest określenie właściwej przyczyny istniejącej sytuacji. Niejednokrotnie pracując nad określonym wyzwaniem, okazuje się, że sytuacja ma drugie dno i prawdziwa przyczyna istniejących problemów leży poza zakresem „leczenia”. Dlatego analizujemy dane i weryfikujemy fakty, aby oddzielić symptomy od rzeczywistych przyczyn problemów np.:
- praca nad procesem obsługi Klienta, gdzie prawdziwą przyczyną są wadliwe produkty albo personalne animozje między handlowcami
- praca nad macierzą decyzyjną, gdzie prawdziwą przyczyną jest brak konsekwencji / zmienność w podejmowaniu decyzji przez kierowników
- przygotowanie systemu motywacyjnego, gdzie prawdziwą przyczyną są niewystarczające kompetencje do oczekiwanych rezultatów
W początkowym etapie równie ważne jest ustalenie jakich obszarów planowane działania co do zasady nie będą dotyczyć. Firma, jak organizm, jest systemem naczyń powiązanych. Zmiana w jednej części, pociąga często za sobą konsekwencje w innych częściach. Pracując nad jednym zagadnieniem, możemy otworzyć pudełko z trudnościami, z którymi będzie mierzyć się inny zespół. Natomiast zależy nam na ostatecznym efekcie zmian, dlatego w przypadku wystąpienia takiej sytuacji, ustalamy czy nowe obszary mają być włączone do trwającego projektu.
Plan działania
Mając powyższe doświadczenia na uwadze, w celu zapewnienia pełnej transparentności planowanych działań oraz spodziewanych efektów, przed rozpoczęciem projektu określamy między nami:
- nad czym będziemy pracować
- jakich obszarów projekt nie dotyczy
- jakie są etapy działań
- spodziewane efekty poszczególnych kroków
- szacowany czas realizacji
- i powiązane z powyższym wynagrodzenie za zrealizowane działania
Realizacja
Jak idzie? I jak tam? Co ludzie mówią? Jakie będą zmiany? Po co to w ogóle robimy? To bardzo często pojawiające się pytania w pierwszych dniach realizowanego projektu. Dlatego dla zapewnienia odpowiedniej komunikacji oraz spokoju wśród pracowników, ustalamy również o czym, kogo i kiedy będziemy informować o postępach i wynikach prac.
Każda zmiana, pojawienie się obcych osób wewnątrz firmy, nieuchronnie prowadzi do obaw – zarówno od strony utraty pracy jak i nieznanych zmian. Stąd niezbędne jest poinformowanie ustalonej grupy pracowników o czym będzie projekt. Kto i kiedy będzie zaangażowany w jego realizacji. Na jakim etapie jest jego realizacja. Czego można się spodziewać w najbliższym czasie.
Wreszcie można przystąpić do realizacji ustalonych działań – wspólna praca z Pracownikami, obserwacja przebiegu procesów, przegląd struktury organizacyjnej oraz ustalonego podziału odpowiedzialności, analiza istniejącej dokumentacji, przegląd wyników to wszystko jest podstawą do przygotowania podsumowania stanu obecnego. Następnie przygotowujemy scenariusze możliwych zmian – od wariantów ewolucyjnych po bardziej zdecydowane transformacje – jasno pokazując konsekwencje, koszty i potencjalne efekty każdego z nich.
Kolejnym krokiem jest świadoma akceptacja wybranego kierunku przez osobę / zespół decyzyjny. To moment, w którym wybieramy kierunek zmian, stopień ich intensywności i ustalamy mierniki zmiany. Następnie projektujemy docelowy model działania – spójny układ procesów, ról, zasad współpracy i mechanizmów kontrolnych, który odpowiada specyfice danej firmy. Model ten nie jest teoretyczną konstrukcją, lecz praktycznym rozwiązaniem gotowym do zastosowania dopasowanym to danej firmy.
Po ponownej akceptacji wypracowanego modelu przechodzimy do etapu wdrożenia. Wspieramy organizację w przekładaniu założeń na codzienną praktykę – pomagamy w komunikacji zmian, przygotowaniu zespołów i monitorowaniu postępów. Dbamy o to, aby nowe rozwiązania zostały zrozumiane, przyjęte i prawidłowo wdrożone.
Koniec początkiem nowego
Kiedy projekt się zakończy, leczenie zostaje wykonane, powstaje bardzo często poczucie wśród pracowników, ale również osób zarządzających, że „robota została zrobiona”. Nic bardziej mylnego. Może i zęby zostały zalakowane. Ból już nie występuje. Każdy odetchnął z ulgą. „Wreszcie można wrócić do codziennej pracy”
Ale właśnie w tym momencie zaczynamy pracę nad tym co lekarz zalecił. Czy będziemy się stosować do wytycznych? Czy też wrócimy do dawnych praktyk? Czy będziemy pracować według wspólnie ustalonych nowych zasad, ścieżek działania i sposobu podejmowania decyzji? Przed takimi wyzwaniami, stoją właśnie Właściciele, Kierownicy i Pracownicy. I tylko od wszystkich tych osób, będzie zależało czy konsekwentnie, ze stoicką wytrwałością będą stosować NOWE, aby STARE bóle już nigdy ponownie nie pojawiły się w firmie. Czego bardzo mocno Państwu życzymy 😊